جزئیات وبلاگ

BPMN یا مدل سازی فرآیند کسب ­و کار (Business Process Model & Notation) ، درواقع مجموعه‌­ای از نمادها و اشکال گرافیکی برای مدل­ سازی فرآیند کسب­ و ­کار است.

BPMN روشی را برای ساخت مدل‌­های فرآیندی تعریف می‌­کند که نشان می‌­دهد چگونه کارها در یک سازمان انجام می‌شود. BPMN دارای دو عنصر اصلی گره‌ها (nodes) و خطوط اتصال (connector lines) است که از آنها برای نمایش فعالیت‌ها، تصمیم‌ها و زیرفرآیندها (Sub-Process) استفاده می­‌کند.

می‌­توان از گره­‌ها برای توصیف دسته‌­ای وظایف یا رویدادهای مرتبط به هم استفاده کرد. هر گره نشان‌دهنده­ یک فعالیت یا رویداد است که توسط یک فرد در سازمان تکمیل شده و به سرانجام رسیده است؛ برای مثال، تایید گزارش هزینه، تماس با مشتری یا درست کردن یک فاکتور.

خطوط اتصال فعالیت­‌های مختلف را طی چند مرحله به یکدیگر مرتبط می­‌کند؛ مراحلی که باید برای تکمیل موفقیت‌­آمیز فرآیند انجام شوند. برای مثال، «تایید اطلاعات درج شده در فرم» مستقیما با «فرم درخواست بررسی» در ارتباط است، زیرا همیشه باید مرحله­ تایید پیش از مرحله­ بررسی وجود داشته باشد.

BPMS چیست و چه کاربردی دارد؟

نرم ­افزار مدیریت فرآیند کسب و کار (BPMS) به شرکت­‌ها کمک می­‌کند تا مجموعه‌­ای از فعالیت­‌ها و وظایف را طراحی، مدل­‌سازی، اجرا، اتوماتیک‌­سازی و بهبود ببخشند تا به یک هدف سازمانی مشترک دست پیدا کنند. BPMS یک محصول فناوری است که از مدیریت فرآیند کسب ­و کار (BPM) پشتیبانی می‌کند؛ تخصصی که هدفش بهبود فرآیندهای کسب­ و کار end to end است.

BPMS مجموعه‌­ای از فناوری­‌ها است که شامل موارد زیر می‌­شود:

• ابزارهای استخراج فرآیند برای کشف، نمایش و تحلیل وظایفی که فرآیندهای کسب‌ ­و کار را هدایت می­‌کنند،
• مدل سازی فرآیند کسب ­و کار برای نمودارسازی فرآیندهای کسب ­و کاری،
• موتورهای گردش کار برای اتوماتیک­‌سازی جریان کارهایی که یک فرآیند کسب ­و کاری را تکمیل می­‌کنند،
• موتورهای قانون کسب­ و کار (BREs) که کاربران نهایی را قادر می‌­سازد تا خودشان قوانین کسب و کار را بدون نیاز به برنامه‌­نویس تغییر دهند،
• ابزارهای شبیه‌­سازی و تست: برای مشاهده­ نحوه­ عملکرد فرآیندها بدون نیاز به کدنویسی اولیه.

در سال‌های اخیر شاهد ظهور سیستم هوشمند فرآیندهای کسب ­و ­کار (iBPMS) در بازار بوده‌ایم. iBPMS درواقع اصطلاحی است که گارتنر برای اشاره به فناوری­‌های پیچیده­‌ای مانند تحلیل بلادرنگ، پردازش رویدادهای پیچیده (CEP)، نظارت بر فعالیت­‌های کسب ­و کاری (BAM) و هوش مصنوعی (AI) معرفی کرده است. این فناوری‌­ها، اتوماتیک کردن فرآیندها را پویاتر و مبتنی بر داده کرده است. استفاده­ روزافزون BPMS از فناوری­‌های کم­‌کد/بدون کد (LCNC) بدان معنا است که دیگر کسب‌­وکارها برای بهینه‌­سازی فرآیندهای کسب ­و کاری خود به کدنویسان حرفه‌­ای وابسته نیستند.

تحلیلگران کسب­ و­ کار و حتی کاربران کسب‌­وکارها می­‌توانند با استفاده از BPMS با توسعه‌­دهندگان فرآیند و کارشناسان فناوری اطلاعات جهت پیدا کردن، بهبود و تغییر فرآیندهای کسب­‌وکاری خود همکاری کنند.

مزایای استفاده از BPMS در برنامه‌­های بهبود فرآیند

براساس تحقیقات موسسه­ BPMInstitute.org، پیاده‌­سازی یک برنامه­ موفق BPM به شرکت‌ها کمک می‌کند تا در موارد زیر به موفقیت دست پیدا کنند:

• تسریع زمان ورود به بازار
• بهبود هزینه، بهره‌­وری و کیفیت
• بهبود سطح خدمات و رضایت مشتری
• ساده­‌سازی فرآیندهای کسب ­و کاری
• مدیریت ریسک و تبعیت قانونی
• معرفی سریع‌­تر طرح‌­های ساختاری در فرآیندهای جدید
• کاهش هزینه‌­ها و افزایش درآمد

ابزارهای BPMS با ایجاد یک محیط عملیاتی، اهداف و مزایای BPM  را که در بالا  شرح داده شد، فعال می­‌کند.

این ابزارها به شرکت‌­ها کمک می‌کنند تا استراتژی‌های کسب‌­وکاری خود را، با هماهنگی تغییر و بهبود فرآیندهای کسب‌وکار در بخش‌های مختلف سازمان و حتی با شرکای خارجی، پیاده‌سازی کنند. این ابزارها باعث ایجاد یکپارچگی در سیستم‌­های سازمان و برنامه‌­های کاربردی سازمانی، مانند برنامه ­ریزی منابع سازمانی (ERP) و مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) می‌­شوند. ابزارهای  BPM با جمع­‌آوری داده­‌ها و تحلیل آنها به شرکت­‌ها، در فهم اینکه کدام بخش از فرآیندهای کسب ­و کار نیاز به اتوماسیون یا تغییر دارند، کمک می­‌کند.

اگر ابزارهای BMPS  به درستی اجرا شوند، می‌­توان با اتوماسیون فرآیندهای دستی و حل مشکلات موجود در فرآیندها و ارائه­ یک دید گسترده‌­تر به کارکنان درباره­ نحوه­ انطباق کار آنها در یک فرآیند بزرگتر، بهره‌وری و روحیه­ کاری آنها را بهبود بخشید.

BPMS یکی از فناوری­‌هایی است که به شرکت‌ها کمک می‌کند تا با فراهم آوردن ابزارهایی که باعث بهینه‌سازی فرآیندهای کسب­‌وکاری موجود و ایجاد فرآیندهای جدید می­‌شوند، به اهداف تحول دیجیتال خود دست یابند.

مهمترین ویژگی­ های BPMS

اصلی‌­ترین ویژگی­‌های BPMS عبارتند از:

• موتور فرآیند برای مدل سازی فرآیندها و برنامه‌­های کاربردی وب
• جمع‌­آوری داده و تحلیل کسب ­و کار به منظور اعمال تغییرات هوشمند در فرآیندها
• سیستم مدیریت محتوا (CMS) برای ذخیره­ ایمن فایل­‌ها
• ابزارهای همکاری مانند نرم‌­افزارهای همکاری اجتماعی
• استقرار ابری یا فیزیکی ( on-premises)

با این اوصاف، مجموعه ویژگی‌های محصولات BPMS به سرعت در حال تکمیل شدن هستند، زیرا فروشندگان در تلاشند تا با خودکارسازی سریع فرآیندهای ساده و پیچیده، نیازهای مشتریان خود را رفع کنند، تغییرات لازم را بلادرنگ اعمال و از فناوری­‌های نوظهوری مانند اتوماسیون فرآیند رباتیک (RPA) و هوش مصنوعی برای کسب مزیت رقابتی استفاده کنند.

دن موریس (Dan Morris)، متخصص حوزه­ BPMS ، یک ساختار ایده­‌ آل BPMS را نوعی «محیط ترکیبی» می­‌داند که از تغییرات بسیار سریع پشتیبانی می­‌کند، از تولید خودکار برنامه‌های کاربردی پشتیبانی کرده و به برنامه‌های ساخته ‌­شده در هر پلتفرمی اجازه­ ادغام و یکپارچه شدن در راه­‌حل را می‌­دهد.

موسسه­ تحقیقاتی فارستر (Forrester Research) بازار BPMS را یک بازار در حال گذار توصیف کرده است. بر اساس یافته‌های این موسسه­ تحقیقاتی، اکثر فروشندگان به دلیل پروژه‌­های گران‌قیمت و پیچیده­ BPMS، که معمولا زمانبر هم هستند و ماه‌­ها و حتی گاهی سال‌ها طول می­‌کشد تا ارزش خود را نشان دهند، از آن چشم‌­پوشی می­‌کنند.

به همین دلیل، این موسسه­ تحقیقاتی BPM را به DPA (اتوماسیون فرآیند دیجیتال)­ تغییر نام داده است و آن را به دو بخش تقسیم می‌کند:

•  DPA-deep: برای توصیف BPMS سنتی و با تمرکز بر اتوماسیون فرآیندهای پیچیده
•  DPA-wide: برای اشاره به اتوماسیون فرآیندهای ساده­‌ترو ارزان‌­تر