در این مقاله بهبود فرآیند کسب و کار ( BPI ( به بررسی موارد زیادی پرداخته شده است که مطالعه و عمل به آن میتواند تا
حد زیادی باعث پیشرفت کسب و کار شما شود. هدف هر مطالعه مدیریت فرایند کسب و کار (BPM (این است که همه کارها و
مراحل فرایند به طور موثر و کارآمد در سراسر زنجیره ارزش (chain value (رخ دهد و در زمان تحویل محصول یا خدمت،
ارزشی را که به مشتری ارائه دهد که از دید آن )مشتری( بسیار ارزشمند باشد.
هرچه ارزش درک شده بیشتر باشد، مشتری بیشتر مایل به پرداخت هزینه برای بهرهمند شدن از آن )ارزش( خواهد بود و اگر
فرایندهای تحویل کارآمد، بدون اتالف و دارای بهرهوری عملیاتی باال باشند، شرکت قادر به کسب حاشیه سود خوبی خواهد بود.
در این زمینه، بهبود فرایند یک فعالیت حیاتی برای رسیدن به این هدف )کسب حاشیه سود مناسب( است. در این مقاله، در
مورد جنبه های مختلف آن بحث شده است.
اجازه دهید با پرداختن به این پرسش شروع کنیم :بهبود فرایند چیست؟
بهبود فرایند چیست؟
در زیر میتوانید تعریف بهبود فرایند(Improvement Process(کسب و کار BPI را با توجه به راهنمای BPM
RCBOKمشاهده کنید:
بهبود فرایند کسب و کار (BPI (یک اقدام یا پروژه، برای بهبود همسویی و عملکرد یک فرایند خاص با استراتژی سازمانی و
انتظارات مشتری است BPI. شامل انتخاب، تحلیل، طراحی و اجرای فرایند )بهبودیافته( است.
برای اینکه چنین اتفاقی رخ دهد، فرایند جدید باید چند گام را طی کرده و از چند اصل طراحی پیروی کند.
بهبود فرآیندها در سازمان ها
در بسیاری از سازمانها، اصالح و بهبود فرایندها به منظور رشد و ارتقاء عملکرد و حرکت در مسیر تعالی دنبال می گردد. اگر چه
این برنامهها معموال با اشتیاق و پتانسیل زیادی آغاز میشود ولی اغلب موفق به برآورده انتظارات مدیریت ارشد سازمان نمیگردد.
این خالء معموال حاصل از الگوی بکار گرفته شده توسط مدیران ارشد سازمان است و کمتر به تالش اجراکنندگان الگو ارتباط دارد.
فعالیتهای زیادی هستند که بر موفقیت برنامههای بهبود تاثیر میگذارد.
گام اول درBPI ، و یکی از مهمترین گامهایی که باید اجرا شود، تحلیل فرایند کسب و کار است.
چطور میتوان چیزی که به طور کامل درک نشده، را بهبود داد؟
قبل از این که بهبود فرآیند کسب و کار را شروع کنید، باید فرآیندهای جاری و نحوه کار آنها را بدون هیچ گونه توهم یا سوء
تفاهمی درک کنید.
برای مثال، ممکن است یک شرکت غیرانتفاعی مربوط به حوزه سالمت و یک کلینیک پزشکی سنتی فرایند یکسانی برای غربالگری
بیماران تحت مراقبت را بهینه سازی کنند.
حتی قبل از شناخت عوامل، گامها و پردازش هایی که در این فرایند صورت گرفته، میتوانیم با قطعیت بگوییم که بهینه سازی این
فرایند در این دو شرکت تا زمانی که اهداف استراتژیک آن ها با هم متفاوت باشد، تفاوت زیادی با یکدیگر خواهند داشت.
بعد از این تحلیل کالن، نوبت به تحلیل خود فرایند میرسد.
برای انجام این کار، باید فعالیتهایی صورت پذیرد:
1 تحلیل سنجههای عملکرد
اگر شاخصهای کلیدی عملکرد (KPI(شناسایی و ایجاد شدهاند، بایداز دستیابی به آنها اطمینان حاصل شود. به این ترتیب،
خواهیم فهمید که آیا فرایند، نیازهای شرکت را پاسخگو خواهد بود یا خیر.
2 تحلیل تعامل مشتری
اگر هدف شرکت، رضایت مشتریان است باید به دقت این مورد را در تمامی گامهای حیاتی در هر فرایند در نظر بگیرید.
3 تنگناها
گلوگاهها، موانعی در فرایند هستند که موجب فعالیتهایی در راستای تجمع و ایجاد تاخیرهای ناخواسته میشوند. شما باید از وجود
آن ها آگاه باشید و بدانید چه چیزی آن ها را ایجاد میکند.
معموالً گلوگاهها زمانی شکل میگیرند که فرایندها جریان منابع، محصوالت، خدمات یا اطالعات را محدود میکنند.
4 قوانین کسب و کار
قوانین کسب و کار، رویههای رسمی هستند که آنها را از پیش تعریف میکنید تا به کارمندان در تصمیم گیری سریعتر و با قاطعیت
بیشتر کمک کنید.
باید این موضوع را مورد بررسی قرار دهیم که آیا آنها به شکل مناسب و مطابق با اهداف شرکت کار میکنند یا خیر.
5 جابه جایی
زمانی که اطالعات از یک سیستم به سیستم دیگر یا از یک فرد به یک سیستم انتقال مییابد و برعکس، رخ دادن خطاهای نوشتاری
بسیار معمول است.
آیا این فعالیت، به صورت مناسب در بررسی فرایند دیده میشود؟
میتوانید یک تحلیلگر فرایند حرفهای استخدام کنید تا در این زمینه به شما کمک کند. تقاضا برای خدمات این افراد در شرکتهای
بزرگ در حال افزایش است و آنها دقیقاً در زمینه تحلیل بهبود فرایندهای کسبوکار فعالیت میکنند .
همچنین میتوانید با رسم کردن گرافی از فرایند و تمام مرحلههای آن، شرایط موجود یک فرایند را نقشه برداری کنید، تا تصویری
کامل از آنچه که میتواند موجب تاخیر شود و یا محل قرارگیر گلوگاهها و یا نقطههای بهبود را بهدست آورید.
اما نکته مهم این است که صحبت کردن با افراد مشارکتکننده در پروژه بسیار مهم است. هیچکسی بهتر از افرادی که هر روز با
فرایند مورد بحث کار میکنند، وجود ندارد که بتوانند دقیقا مشکلهای موجود را شرح دهد. پس این موقعیت را از دست ندهید با
مشارکتکنندگان مصاحبه انجام دهید تا لیستی از مشکالت وضع موجود را استخراج کنید.
ابزار مناسب برای تحلیل و بهبود فرآیندها
بسیار مهم است که مدیران و تحلیلگران کسب و کار با ابزارهای مناسب تحلیل بیزینس کار کنند و به یک مشاور قابل اعتماد در
حوزه BPM دسترسی داشته باشند و بتوانند به کارکنان دارای صالحیتی که در زمینه BPM آموزش دیدهاند، اتکا کنند.
همچنین بسیار مهم است که همه به یک زبان مشترک صحبت کنند و این زبان در طول زمان تغییر نکند.
اگر رویکردی منسجم در هنگام تجزیه و تحلیل فرایندهای مؤثر استفاده شود، ترسیم فرآیند BPM به شیوه ای استاندارد و با تعاریف
و مستندات دقیق انجام خواهد شد. برای آشنایی بیشتر اطالعات بیشتری در مورد ترسیم نقشه های فرآیندی بر روی لینک ها کلیک
نمایید
پیدا کردن مواردی که می توان در فرآیند بهبود انجام داد
بعد از تجزیه و تحلیل، باید فرایند جدید را مدلسازی کنید.
ولی، چطور میتوان این کار را انجام داد؟ بهترین راه برای انجام این کار چیست تا بتوانیم با سرعت بیشتری و با کمک منابع کمتری،
بهترین نتایج را بهدست آوریم؟
یک نمودار فرایندی دیگر )وضع مطلوب( درست کنید و ایدههای خود را با تیمتان به اشتراک بگذارید !
در این مرحله از پروژه بهبود، سعی کنید به برخی از این سواالت پاسخ دهید:
• هدف این فرایند، جریان کار یا فعالیت چیست؟
• آیا افزونگی)اقدام زاید، اطالعات زاید و تصمیمگیری دوباره( هم وجود دارد؟
• مشکالت، مسائل مربوط به کیفیت و عدم انطباق چه هستند و چرا رخ میدهند؟
• چرا این وظیفه الزم است؟)چرا اصال باید این وظیفه انجام شود؟(
• کجا باید انجام شود؟)این وظیفه توسط چه کسی و چه واحدی باید انجام شود؟(
• بهترین فرد واجد شرایط برای انجام این کار چه کسی است؟
پیادهسازی بهبودها
بعد از مدلسازی فرایند، زمان شروع بهبود است!
برای اینکه بتوانید موفقیت بهبود فرایند را تضمین کنید، باید آنچه مورد بحث قرار گرفت را بهطور مؤثر به کار بگیرید و همه افراد را
قانع کنید که هم نظر شوند. با ابن پیادهسازی، قادر خواهید بود که ببینید آیا ایدههای جدید جواب میدهند یا نه و متوجه خواهید
شد که بهبودها چقدر موفقیتآمیز خواهند بود.
اجرا و نظارت بر بهبودها
تنها میتوانید مواردی را بهبود فرآیند دهید که قابل مدیریت باشند و تنها میتوانید مواردی را مدیریت کنید، که قابل اندازهگیری
باشند و تنها میتوان مواردی را ارزیابی کنید که دقیقا نحوه اجرای آن را بدانید.
کنترل اجرا یک گام حیاتی دیگر در چرخه بهبود است. یک راه خوب برای انجام این کار، پیکربندی فرایند در یک راهحل BPM
است که امکان اتوماسیون را فراهم میکند.
پیدا کردن مواردی که می توان در فرآیند بهبود انجام داد
بعد از تجزیه و تحلیل، باید فرایند جدید را مدلسازی کنید.
ولی، چطور میتوان این کار را انجام داد؟ بهترین راه برای انجام این کار چیست تا بتوانیم با سرعت بیشتری و با کمک منابع کمتری،
بهترین نتایج را بهدست آوریم؟
یک نمودار فرایندی دیگر )وضع مطلوب( درست کنید و ایدههای خود را با تیمتان به اشتراک بگذارید !
در این مرحله از پروژه بهبود، سعی کنید به برخی از این سواالت پاسخ دهید:
• هدف این فرایند، جریان کار یا فعالیت چیست؟
• آیا افزونگی)اقدام زاید، اطالعات زاید و تصمیمگیری دوباره( هم وجود دارد؟
• مشکالت، مسائل مربوط به کیفیت و عدم انطباق چه هستند و چرا رخ میدهند؟
• چرا این وظیفه الزم است؟)چرا اصال باید این وظیفه انجام شود؟(
• کجا باید انجام شود؟)این وظیفه توسط چه کسی و چه واحدی باید انجام شود؟(
• بهترین فرد واجد شرایط برای انجام این کار چه کسی است؟
پیادهسازی بهبودها
بعد از مدلسازی فرایند، زمان شروع بهبود است!
برای اینکه بتوانید موفقیت بهبود فرایند را تضمین کنید، باید آنچه مورد بحث قرار گرفت را بهطور مؤثر به کار بگیرید و همه افراد را
قانع کنید که هم نظر شوند. با ابن پیادهسازی، قادر خواهید بود که ببینید آیا ایدههای جدید جواب میدهند یا نه و متوجه خواهید
شد که بهبودها چقدر موفقیتآمیز خواهند بود.
اجرا و نظارت بر بهبودها
تنها میتوانید مواردی را بهبود فرآیند دهید که قابل مدیریت باشند و تنها میتوانید مواردی را مدیریت کنید، که قابل اندازهگیری
باشند و تنها میتوان مواردی را ارزیابی کنید که دقیقا نحوه اجرای آن را بدانید.
کنترل اجرا یک گام حیاتی دیگر در چرخه بهبود است. یک راه خوب برای انجام این کار، پیکربندی فرایند در یک راهحل BPM
است که امکان اتوماسیون را فراهم میکند.
پیدا کردن مواردی که می توان در فرآیند بهبود انجام داد
بعد از تجزیه و تحلیل، باید فرایند جدید را مدلسازی کنید.
ولی، چطور میتوان این کار را انجام داد؟ بهترین راه برای انجام این کار چیست تا بتوانیم با سرعت بیشتری و با کمک منابع کمتری،
بهترین نتایج را بهدست آوریم؟
یک نمودار فرایندی دیگر )وضع مطلوب( درست کنید و ایدههای خود را با تیمتان به اشتراک بگذارید !
در این مرحله از پروژه بهبود، سعی کنید به برخی از این سواالت پاسخ دهید:
• هدف این فرایند، جریان کار یا فعالیت چیست؟
• آیا افزونگی)اقدام زاید، اطالعات زاید و تصمیمگیری دوباره( هم وجود دارد؟
• مشکالت، مسائل مربوط به کیفیت و عدم انطباق چه هستند و چرا رخ میدهند؟
• چرا این وظیفه الزم است؟)چرا اصال باید این وظیفه انجام شود؟(
• کجا باید انجام شود؟)این وظیفه توسط چه کسی و چه واحدی باید انجام شود؟(
• بهترین فرد واجد شرایط برای انجام این کار چه کسی است؟
پیادهسازی بهبودها
بعد از مدلسازی فرایند، زمان شروع بهبود است!
برای اینکه بتوانید موفقیت بهبود فرایند را تضمین کنید، باید آنچه مورد بحث قرار گرفت را بهطور مؤثر به کار بگیرید و همه افراد را
قانع کنید که هم نظر شوند. با ابن پیادهسازی، قادر خواهید بود که ببینید آیا ایدههای جدید جواب میدهند یا نه و متوجه خواهید
شد که بهبودها چقدر موفقیتآمیز خواهند بود.
اجرا و نظارت بر بهبودها
تنها میتوانید مواردی را بهبود فرآیند دهید که قابل مدیریت باشند و تنها میتوانید مواردی را مدیریت کنید، که قابل اندازهگیری
باشند و تنها میتوان مواردی را ارزیابی کنید که دقیقا نحوه اجرای آن را بدانید.
کنترل اجرا یک گام حیاتی دیگر در چرخه بهبود است. یک راه خوب برای انجام این کار، پیکربندی فرایند در یک راهحل BPM
است که امکان اتوماسیون را فراهم میکند.
گردهم آوری اطالعات و پیدا کردن راه حل برایBPI
هر فرد مشارکت کننده در روند بهبود برند باید ارتباطی عملی و مستقیم با مساله مورد بحث داشته باشد. گروه یا فرد انتخاب شده
برای این موضوع با راهنمایی عینی و عاری از نظرات شخصی با مدیریت هم اندیشی کرده و دالیل ریشه ای مساله را مورد ارزیابی
قرار می دهد و راه حل های قابل اجرا را شناسایی کرده، مورد تحقیق و بررسی قرار داده و پیشنهاد می دهد. معموال هر گروه در
سازمانهای بزرگ بین 6 تا 10 عضو دارد که به مدت شش تا هشت هفته به صورت گروهی کار کرده و پس از یافتن و ارائه راه حل
به مدیریت منحل می شود. اما همه این موارد می تواند حتی توسط یک فرد نیز در شرکت های کوچک انجام شود.
اجرای راه حلBPI
تیم یا فرد مسئول بهبود مستمر برند عمدتا مسئول دستیابی به راه حلی است که در سازمان قابلیت اجرا داشته باشد. بخشی از
فرایند رسمی حل مساله شامل تعیین این موارد است:
• چه کسی یا کسانی تحت تاثیر این راه حل قرار خواهند گرفت؟
• سهولت نسبی پیاده سازی این راه حل چگونه است؟
• آیا نیاز به صرف هزینه های گزافی دارد؟
• آیا این راه حل مساله دیگری را به وجود نمی آورد؟
• آیا با راه حل دیگری که از پیش در حال اجراست منافاتی ندارد؟
از آنجایی که این یک فرایند بسیار جامع است، معموال راه حل پیشنهادی توسط مدیریت مورد پذیرش قرار می گیرد. در پاسخ به
این سوال که چه کسی مسئول اجرای راه حل است می توان گفت که این امر به ماهیت راه حل و شرکت بستگی دارد. در برخی
موارد، تیم یا فرد مسئول بهبود مستمر برند به مرحله اجرا نیز ورود پیدا می کند، اما در بیشتر موارد این کار به یک گروه ثالث سپرده
می شود که مسئول به ثمر رساندن راه حل خواهد بود.
Kaizenکلمه ای ژاپنی به معنی بهبود مستمر است و در اصل به این ترتیب تعریف می شود: ”یک تالش مداوم برای بهبود
محصوالت، خدمات یا فرایندها. این تالش ها را می توان با هدف بهبود »تدریجی« در طول زمان یا بهبود »ناگهانی« همه بخش ها
به طور همزمان انجام داد.
ماهیت فرایند بهبود مستمر برند، همانطور که از نامش برمی آید، مداوم و مستمر است. با پیگیری راه بهبود مستمر برند بسیاری از
مسائل اصلی روبروی شرکت حل خواهد شد. با این حال، بروز مشکالتی که نیاز به رسیدگی و ارائه راه حل دارند جزئی از ماهیت کار
است. فرایند همسوسازی تعهدات برندتان با روش کارکرد سازمان شما هرگز پایانی نخواهد داشت.
ایجاد تغییر به روش بهبود فرایند سازمانی
منظور از تغییر در سازمان عبارت است از فرایند تحول و دگرگونی که رفتارها، ساختارها، خط مشی ها، منظورها، و یا برون داده
هایی که درباره ای از واحدهای سازمان رخ می دهد .از این رو تغییر عبارت از بکاربستن یک ابداع یا نوآوری درسازمان است .تحول
سازمانی که راه رسیدن به بهبود سازمانی است، فرایندی برنامه ریزی شده و اصولی )نظامند( است که با بهره گیری از ارزشها و
اصول علم رفتاری کاربردی درسازمانها، درپی افزایش اثربخشی فردی و سازمانی است.
تحول سازمان از س ازمانها و همچنین افرادی که درون سازمان ها هستند و چگونگی کارکرد آنها بحث می کند. همین طور در زمینه
تغییرات برنامه ریزی شده ای که منجر به ترغیب افراد، گروهها و سازمانها به کارکردی بهتر می شود، سخن به میان می آورد.
اهداف تحول سازمانی عبارتند از:
• افزایش سازگاری بین ساختار، فرایندها، استراتژی، افراد و فرهنگ سازمانی
• ایجاد و توسعه راه حل های نو و خالقانه در سازمان
• توسعه توانائی سازی خویشتن در سازمان
تکنیکهای OD برای غلبه بر مقاومت در برابر تغییر
آگاهی دادن به کارکنان در مورد نحوه تغییر و اینکه چگونه آنها تحت تأثیر آن قرار خواهند گرفت. ارتباطات یک ابزار موثر برای ایجاد
انگیزه مابین کارکنان و چیره شدن بر مقاومتها در برابر تغییر است. ارتباطات موثر، از ابتدای برنامه اجرای تغییر مورد نیاز است.
مشارکت دادن و توانمندسازی « کارکنان باید در فرایند تغییر مشارکت نمایند تا خود آنها با انگیزه کافی آن را دنبال
نمایند.
تسهیل فرایند « کمک به کارکنان در مسیر تغییر. این مورد معموالً توسط افرادی از خارج تیم یا سازمان انجام می شود.
مذاکره « بحث و گفتگو با کارکنان در مورد اهداف و چگونگی تغییر به منظور متقاعد نمودن آنها به تغییر.
تغییر « تغییر دادن برخی از موقعیتها به منظور ساده سازی فرایند تغییر.
اجبار « اجبار نمودن کارکنانی که تاکنون موافق تغییر نشده اند، به اینکه آن را بپذیرند و با آن همراهی کنند.
تکنیکهای OD برای ارتقای فرایند تغییر
رایزنی « کمک به کارکنان به منظور اینکه دریابند درک آنها از موقعیت فعلی ممکن است اشتباه باشد.
آموزش حساسیت « مشاورهای جدی که در آن اعضای تیمی که با یک تسهیل کننده فرایند تغییر همکاری می کنند، بیاموزند
که چگونه با دیگران به طور حساس تری برخورد کنند. به عبارت دیگر حساسیت افراد به نوع درک دیگران از آنها افزایش یابد.
مشاوره فرایند « یک تسهیل کننده در ارتباط نزدیک با یک مدیر قرار میگیرد تا او را در بهبود تعامل با دیگر اعضای گروه به
منظور بهبود فرایند یاری دهد.
تشکیل تیم « تشکیل گروههای کاری و تخصصی برای بحث پیرامون اهداف، فرایند تصمیمگیری، ارتباطات، تعارضها، تضادها وغیره
و ارائه راه حل. به این منظور یک تسهیل کننده با مشاهده روابط میان اعضای گروه، آنها را در بهبود این روابط کمک می کند.
آموزش فعالیتهای بینگروهی « تعریف یکسری فعالیتهای بین گروهی برای ایجاد هماهنگی بین گروههای مختلف در بخشهای
گوناگون و بهبود تعامل آنها با یکدیگر.
بازتاب سازمانی « یک تسهیل کننده به دو گروهی که با یکدیگر مرتبطند کمک می کند تا ادراکات و روابط خود را در مسیر بهبود
همکاری با یکدیگر گسترش دهند .
نشستها و گردهماییها « تشکیل گردهمایی سازمانی میان مدیران به منظور ارائه اهداف بلندمدت و نتیجه مورد انتظار از فرایند
تغییر، ایجاد فرهنگی تازه و تلقین ارزشهای جدید.
بازخور نتایج « پی بردن به نگرش کارکنان و سپس طرح برنامه هایی برای تغییر در سازمان از طریق جمع آوری نظرات کارکنان
در مورد نگرش، عملکرد، رفتار رهبر، جو حاکم بر سازمان و کیفیت روابط کاری.
اصول بهبود فرایندbpi
تجربه مشتری را بهبود دهید
این اصل بیان میکند که اگرچه بعد از اعمال بهبودها، فرایندها میتوانند بسیار کارآمد شوند، اگر تجربه مشتریان رضایتبخش
نباشد)بهبود فرایند منتج به بهبود رضایت مشتری نباشد(، تمام این کارها میتواند به هدر برود
بازاریابها به این شرایط، »لحظه سرنوشت «میگویند؛ بنابراین، تمام نقاط تماس مشتری در سازمان باید بهترین تجربه ممکن
را ارائه کنند.
فعالیتهایی که ارزش اضافه میکنند.
یک اصل کلیدی و قابلفهم: آیا این فعالیت به خدمت یا محصول ارزشی (value (اضافه میکند؟
اگر اینطور است، باید توجه کامل خود را به آن معطوف کنیم ، در طول فرایند، به بهترین نحو ممکن انجام شود. در مقابل،
فعالیتهایی که ارزش اضافه نمیکنند، باید از فرایند جدید )وضع بهبود یافته( حذف شوند.
فعالیت هایی که به احتمال زیاد باعث ایجاد خطا در بهبود فرایند می شوند را کاهش دهید .
هر زمان که یک فعالیت پر ریسک بخشی از فرایند باشد، باید راهی برای حذف یا ساده کردن پیادهسازی آن پیدا کنید.
استفاده از فناوری مناسبتر، اغلب راهحل این وضعیت است.
اول بازطراحی فرایند، سپس خودکار کردن آن
اینجا باید مراقب باشید که صرفا بر بهبود فرایند اتوماسیون (based IT (تمرکز نکنید. جایگزینی فعالیتهای انسانی )با فناوری
اطالعات( همیشه راهحل مناسبی نیست که باعث بهبودهای مطلوب و رسیدن به اهداف فرایند شوند.
استانداردسازی فرایند
برخی فرایندها در سراسر زنجیره ارزش (chain value (تکرار میشوند. اگر آنها به خوبی مستندسازی شده و در یک کتابخانه
فرایند نگهداری شوند، میتوانید به آن ها و مشخصاتشان دسترسی داشته باشید.
بنابراین، هنگام طراحی بهبود فرایند، باید فرایندها را تا حد ممکن استانداردسازی کنید و به مؤلفه هایی تبدیلشان کنید که قابل
استفاده مجدد باشند. به اینترتیب، مدیریت شرکت یا سازمان، چابک میشود و یکپارچهسازی فرآیندها نیز ساده خواهد شد.
قوانین کسبوکار در بهبود فرآیندها
این موارد، قانونهای سادهای هستند که میتوانند به شدت فرایندها را تسهیل کرده و از وظایف وقتگیر اجتناب کرده و در
نهایت جایگزین رویههای پیچیده شوند
یک مثال فرضی: چکهای دارای مبلغ کمتر از صد هزار دالر میتوانند بدون مشورت با امضا کننده، کشیده شوند. بعد از تجزیه و
تحلیل این فرایند، مشخص شد که برای تجزیه و تحلیل تمام چکها و بهصورت جداگانه، پرهزینهتر از این خواهد بود که احتماال
یکی از آن چک ها به دلیل اشتباه بودن امضا، برگردانده شود .این قانون کسب وکار، بدون از دست رفتن ارزش، برای فرایند چابکی به
ارمغان آورد.
به عالوه، این کار تجربه مشتری را بهبود داده! به یاد داشته باشید، بهبود فرایند به معنی ایجاد کردن بهترین
تجربه برای مشتری، به روشی کارآمد و موثر است.
اکثر بخش ها استانداردهای ارزیابی، رویه ها، گواهیها و دیگر پارامترهایی دارند که تحت نظارت دولت یا گروه های
رسمی هستند .
بدیهی است که بهبود فرایند نمیتواند فراتر از این قانون ها عمل کند. )اگر محدودیتی از منظر قانونی وجود دارد
مانند حداقل یا حداکثر ساعت کاری کارگر (
نکته این است که بهبود یک فرایند محدود نیست و برای پیشرفت در کسب و کار راه های زیادی وجود دارد .
در حقیقت، بهبود چرخه ای است زیرا هرچه بیشتر پیشرفت کنیم، بیشتر می بینیم که چگونه به جلو حرکت
کنیم.
حیاتی است که این ایده را در فرهنگ شرکت یا سازمان نهادینه کنید، زیرا بهبود فرایند باید ابدی باشد و به
طور مداوم اعمال شود.
بهبود فرایندهای کسب و کار در تعامالت
تعامل در لغت به معنی داد و ستد میباشد ولیکن باید معنای آن را در سطح فرایند بررسی نمود .تعامل بین فردی در یک فرایند
وقتی اتفاق خواهد افتاد که خروجی یک فعالیت از فردی به فرد دیگری محول میشود تا در ایستگاه بعدی فرایند، ارزش افزوده الزم
ایجاد شود. اگر در این تعامل اختاللی ایجاد شود یا شفافیت الزم وجود نداشته باشد، چه اتفاقی در خروجی نهایی فرایند رخ خواهد
داد؟ بهترین نقطه برای بهبود شفافسازی نحوه و کیفیت این نقاط تعاملی است.
به طور خالصه
به طور خالصه میتوان گفت، بهبود فرایند بعد از تحلیل فرایندهای جاری، رخ میدهد و با حذف کردن)یا حداقل ساده کردن( فعالیتهایی که ارزش اضافه نمیکنند یا ریسک زیادی دارند، فرآیندهای فعالیتها را بازطراحی میکند. در این حین، همیشه
قوانین هنجاری رعایت میشوند و با ایجاد استانداردهای قابل استفاده مجدد، پیادهسازی قوانین کسبوکار ساده میشود. هدف همه
این کارها، اضافه کردن ارزش به محصول یا خدمت است تا در نهایت تجربه بهتری برای مشتری فراهم شود.
یک کار مفید در هنگام اجرای بهبود فرایند و هدایت ذهن، استفاده از نرمافزار قابل اعتماد است. این کار به مدیران و کارمندان کمک
میکند تا اطالعات را به اشتراک بگذارند و اطمینان حاصل کنند که دادههایشان بهروز هستند .نرمافزار مناسب حتی میتواند فرآیند
تحلیل اثرگذاری اجرا کند و در کنار آن، نقشهبرداری، مدلسازی، بهینه سازی و خودکارسازی فرآیندها را به عهده بگیرد.